Acceso Basado en Roles (RBAC): Implementación de políticas de acceso basadas en roles para asegurar que solo las personas autorizadas puedan acceder a ciertos documentos.
Reducción de costos: Cuando se realiza digitalmente, la gestión de documentos decrease el espacio fileísico requerido para el almacenamiento y disminuye los costos asociados con el mantenimiento de archivos físicos.
Establecer un sistema eficaz de archivo para reuniones y actas es fundamental para cualquier organización, independientemente de su tamaño o sector.
Al unir la gestión documental y la nube, las organizaciones obtienen las ventajas del almacenamiento electronic sin la necesidad de invertir en components.
Con estas características, DMS es muy utilizado por empresas que necesitan gestionar grandes volúmenes de documentos que no tienen una complejidad muy alta.
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Hacer que la gestión de documentos funcione en beneficio de su empresa requiere un sistema realmente eficaz. Limitarse a escanear todo desde el archivador a Google Push solo traslada los mismos problemas del papel a los archivos digitales.
Desde sistemas a gran escala, hasta soluciones locales que buscan ofrecer servicios al alcance de las pequeñas y medianas empresas, los tipos de sistemas que proporcionan un Gestión de Documentos medio para incorporar prácticas estándar de archivo y administración son bastante variados.
La nube prevalece como una alternativa rentable ya que elimina la necesidad de inversiones en infraestructura interna, un largo tiempo de espera para comprar e instalar hardware y software, y recursos continuos asociados con la actividad de mantenimiento.
Una vez que se han identificado las necesidades y objetivos, el siguiente paso es seleccionar el DMS que mejor se adapte a estos requisitos:
Mantenimiento y Actualizaciones: El proveedor del servicio se encarga del mantenimiento del sistema, las actualizaciones de software y la gestión de la seguridad, liberando a la organización de estas responsabilidades técnicas.
Personalización avanzada: Las funcionalidades se pueden ajustar para satisfacer las necesidades específicas de cada empresa.
La gestión de archivos es el proceso por el cual se organiza y clasifica toda la información empresarial. Conoce 6 ventajas adicionales que te proporciona.
Existe una amplia gama de soluciones para la gestión de documentos y archivos. Sin embargo, tantas opciones pueden dificultar la elección de la que mejor se adapte a tus necesidades.